Opis narzędzia

Korespondencja seryjna to funkcja programu Microsoft Word, która umożliwia automatyczne tworzenie wielu podobnych dokumentów, takich jak listy, zaproszenia czy zaświadczenia. Polega na połączeniu szablonu dokumentu (Word) z bazą danych (np. lista osób w Excelu). Dzięki temu w jednym kroku można wygenerować wiele spersonalizowanych dokumentów, w których zmieniają się tylko wybrane dane, np. imię, nazwisko, adres czy data. Narzędzie to znajduje zastosowanie w biurach, szkołach, urzędach, a także w codziennych sytuacjach – np. przy przygotowywaniu zaproszeń na imprezę.

Instrukcja: Korespondencja seryjna w Word + Excel

1. Przygotowanie bazy danych w Excelu

1. Otwórz Excel.
2. Wpisz dane w tabeli – w pierwszym wierszu nagłówki (np. Imię, Nazwisko, Data, Miejsce).
   Przykład dla zaproszenia urodzinowego:

3. Zapisz plik jako lista.xlsx.

(Grafika: tabela z nagłówkami i przykładowymi danymi w Excelu, widać wiersze i kolumny z imionami i nazwiskami)

2. Tworzenie dokumentu głównego w Wordzie

1. Otwórz Word.
2. Wybierz zakładkę Korespondencja → Rozpocznij korespondencję seryjną → Listy (albo Etykiety, jeśli robisz plakietki).

3. Wybór źródła danych

1. W Wordzie kliknij Wybierz adresatów → Użyj istniejącej listy.
2. Wskaż plik lista.xlsx i wybierz arkusz, w którym są dane.

4. Wstawianie pól korespondencji

1. W dokumencie wpisz treść np. zaproszenia:

Serdecznie zapraszam {Imię} {Nazwisko}
na imprezę urodzinową dnia {Data}
w miejscowości {Miejsce}.

2. Zamiast nawiasów klamrowych wstaw pola:
   Wstaw pole korespondencji → Imię, Nazwisko, Data, Miejsce.

5. Podgląd wyników

1. Kliknij Podgląd wyników – zobaczysz, jak wygląda zaproszenie dla każdego z gości.
2. Strzałkami możesz przełączać się między kolejnymi osobami z listy.

6. Scalanie i drukowanie

1. Kliknij Zakończ i scal → Drukuj dokumenty albo Edytuj poszczególne dokumenty (otworzy się nowy plik z gotową listą zaproszeń/zaświadczeń).
2. Każdy uczestnik/odbiorca dostanie własny dokument.

Przykład: Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia

Treść w Wordzie:

Zaświadcza się, że {Imię} {Nazwisko}
ukończył(a) szkolenie w dniu {Data}
w miejscowości {Miejsce}.

(Gotowe zaświadczenie z podstawionymi danymi np. „Jan Nowak ukończył szkolenie w dniu 10.11.2025 w Warszawie”)

✅ Dzięki temu narzędziu można szybko przygotować kilkadziesiąt lub setki spersonalizowanych dokumentów (zaproszeń, certyfikatów, listów).

Ćwiczenie 1 – Zaproszenie na imprezę urodzinową 🎉

Opis zadania dla ucznia:
Stwórz w programie Word zaproszenie, w którym do każdego gościa zostanie wstawione imię, nazwisko, data imprezy i miejsce.
Treść zaproszenia może wyglądać np. tak:

Serdecznie zapraszam {Imię} {Nazwisko}
na przyjęcie urodzinowe, które odbędzie się dnia {Data}
w miejscowości {Miejsce}.

Załącznik Excel:

Ćwiczenie 2 – Dyplom ukończenia kursu 📜

Opis zadania dla ucznia:
Przygotuj w Wordzie szablon dyplomu, w którym dla każdego uczestnika zostaną wstawione dane: imię, nazwisko, nazwa kursu i data ukończenia.
Treść przykładowa:

Dyplom ukończenia kursu
Niniejszym zaświadcza się, że {Imię} {Nazwisko}
ukończył(a) kurs pt. "{Kurs}"
w dniu {Data}.

Załącznik Excel:

Ćwiczenie 3 – E-mail z informacją o spotkaniu 💻

Opis zadania dla ucznia:
Stwórz w Wordzie szablon wiadomości e-mail, w którym do każdego uczestnika spotkania zostanie wstawione jego imię, nazwisko, data spotkania i godzina.
Treść przykładowa:

Dzień dobry {Imię} {Nazwisko},

Przypominamy o spotkaniu, które odbędzie się dnia {Data}
o godzinie {Godzina}, w sali {Sala}.

Pozdrawiamy,
Organizatorzy

Załącznik Excel: